Webinar czy transmisja live? Jak wybrać formę wydarzenia

Nazwij to, co ma zrobić odbiorca

Webinar i transmisja live mogą korzystać z podobnych narzędzi, ale punkt ciężkości bywa inny. Przy webinarze zwykle projektujesz spotkanie wokół przekazywanej wiedzy i kontaktu z uczestnikami. Przy transmisji wydarzenia większe znaczenie może mieć pokazanie tego, co dzieje się na scenie, oraz dotarcie do widzów poza salą.

Granica nie jest sztywna. Konferencja może zawierać sesję pytań od widzów online, a webinar może być realizowany kilkoma kamerami w studiu. Najpierw określ cel, odbiorców i przebieg, a dopiero później wybierz format oraz narzędzia.

Kiedy warto myśleć o webinarze?

Gdy chcesz przeprowadzić uczestników przez temat, zaprezentować rozwiązanie lub pracować z ich pytaniami, zaplanuj wydarzenie jako webinar. Ustal, czy zapis jest otwarty, czy dostęp otrzymają wybrane osoby. Zdecyduj także, czy pytania pojawiają się na bieżąco, czy zbieracie je do sesji na końcu.

Pomyśl o roli prowadzącego i moderatora. Osoba przedstawiająca temat nie zawsze powinna jednocześnie pilnować czatu, czasu i problemów technicznych. Czytelny podział zadań pomaga utrzymać tempo i zadbać o uczestników.

• Krótka zapowiedź: czego uczestnik dowie się podczas spotkania.
• Program z czasem na wprowadzenie, główną część i pytania.
• Materiały do pokazania: slajdy, demonstracja, film lub widok ekranu.
• Dalszy krok: materiał do pobrania, kolejne spotkanie albo kontakt.

Kiedy potrzebna jest realizacja transmisji?

Jeśli organizujesz konferencję, panel dyskusyjny, premierę lub wydarzenie z publicznością na miejscu, ważna będzie realizacja całego przebiegu. Trzeba określić, co widzą i słyszą widzowie online, skąd pochodzi sygnał dźwiękowy oraz jak włączane są prezentacje i filmy.

Rozpisz miejsca działania: scena, mównica, panel, część z pytaniami z sali. Zespół potrzebuje wiedzieć, gdzie przemieszczają się uczestnicy i kiedy zmienia się układ wydarzenia. Wcześniejsze ustalenia pomagają dobrać kamery, mikrofony i sposób pracy realizatora.

Brief, który pozwala przygotować wycenę

Samo hasło „transmisja na dwie godziny” pozostawia wiele niewiadomych. Zbierz informacje o miejscu, programie, liczbie prelegentów i uczestnikach łączących się zdalnie. Podaj docelowe kanały emisji oraz to, czy potrzebujesz zapisu i późniejszego montażu.

W przypadku wydarzenia poza studiem trzeba sprawdzić możliwości lokacji: dostęp do internetu, dźwięku, zasilania i miejsca na sprzęt. Nie zakładaj, że samo dostępne Wi-Fi rozstrzyga kwestię transmisji. Warunki ustala się z osobą odpowiedzialną za obiekt i z zespołem realizacyjnym.

• Termin, miejsce oraz program z przerwami.
• Liczba prowadzących, gości na miejscu i gości zdalnych.
• Sposób udziału widzów: oglądanie, czat, pytania, rejestracja.
• Kanały emisji, dostęp do wydarzenia i oczekiwany zapis.
• Materiały, podpisy prelegentów i osoba zatwierdzająca realizację.

Próba i plan wykorzystania nagrania

Przed wydarzeniem przejdź z zespołem przez najważniejsze przejścia: start, prezentację, połączenie z gościem i zakończenie. Sprawdź dźwięk od każdej osoby. Ustal sygnały między prowadzącym a realizatorem oraz sposób informowania widzów, jeśli potrzebna będzie przerwa.

Zapis wydarzenia może później posłużyć jako całość, skrócony materiał lub wybrane fragmenty. Zaplanuj to przed emisją, żeby uwzględnić format i materiały dodatkowe. W Krajewski Media łączymy przygotowanie, realizację oraz dalszą pracę z nagraniem w zakresie dopasowanym do projektu.